© DSVKSH e.V.
Datenschutzordnung
DSV Kempen-St.Hubert e.V.
Präambel
Der Dressur- und Springverein Kempen-St. Hubert e.V. verarbeitet in vielfacher Weise
automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der
Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben
der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes
(BDSG) zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang
mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der
Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen
und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als
auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen.
Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an
Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-
Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch
alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die
folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße,
Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts,
Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und
Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf.
Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum
Familienbeitrag.
2. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein
betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese
weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am
Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen und an solchen Veranstaltungen
teilnehmen.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden
personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in
Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen
stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung,
Ergebnisse, Platzierungen, Alter oder Geburtsjahrgang.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos einzelner Personen, die außerhalb
öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt auf Grundlage einer
Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der
und ggf. der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion,
E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
1. Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der
Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Geschäftsführer zugeordnet,
soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
2. Der Geschäftsführer stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten
nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14
DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von
betroffenen Personen zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den Verantwortlichen im Verein
(z.B. Vorstandsmitgliedern, Übungsleitern,..) insofern zur Verfügung gestellt, wie es
die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten
personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur
herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die
Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und
anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt
nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung
satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer
Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen),
stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und
Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das
Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese
Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung
vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-
Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu
nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem
ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-
Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Verantwortlichen im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B.
Mitglieder des Vorstands, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den
vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Da im Verein in der Regel maximal 9 Personen ständig mit der automatisierten
Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein keinen
Datenschutzbeauftragten zu benennen. Sollte sich das ändern, obliegt die Auswahl und
Benennung dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die
benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner
Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine
Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der
Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten zu beauftragen.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und
Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Medienwart. Änderungen
dürfen ausschließlich durch den Pressewart, Medienwart, den Geschäftsführer und
den Administrator auf Weisung vorgenommen werden.
2. Der Medienwart ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im
Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener
Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen
Genehmigung der Vorsitzenden des Vorstandes oder Geschäftsführers. Für den
Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften
Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der die Vorsitzenden des
Vorstandes oder Geschäftsführers weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen
datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters
Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den
Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26
BGB ist unanfechtbar.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Verantwortlichen des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse
Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe
ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen
diese Datenschutzordnung können geahndet werden.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung des Vereins wurde am 25.05.2018 in Kraft gesetzt.
